Průběh skartačního řízení
Tato stránka slouží jako stručný přehled kroků, které je třeba učinit v rámci elektronického skartačního řízení. Vysvětluje, kdo a kdy zodpovídá za kterou část celého procesu, tedy tzv. workflow.
Detailní popis systému a jak s ním zacházet, se nachází v kapitole „Přehled funkcí“.
Založení skartačního řízení
Nové skartační řízení je možné založit kliknutím na ikonu zeleného plus nacházející se na úvodní stránce portálu. K založení je nutné znát pouze číslo jednací a název původce, jenž je nutné vybrat ze seznamu původců. Volitelným polem je „Upřesnění“. Toto pole slouží pro rychlejší orientaci v seznamu skartačních řízeních v případě vícero skartačních řízeních od jednoho původce.
V seznamu původců je možné vyhledávat zadáním počátečního písmene názvu původce či zadat pouze část názvu.
Postup pří nahrávání balíčků SIP v rámci skartačního návrhu
Archivář převezme vybrané balíčky SIP od původce.
Archivář informuje operátora digitálního archivu o novém skartačním řízení a předá mu převzaté balíčky SIP. Nosič s návrhem skartačního řízení předá osobně, případně jeho obsah zkopíruje do síťové jednotky „public“ do složky operátora.
Operátor skartační návrh nahraje do systému elektronického skartačního řízení a provede kontrolu nad balíčky SIP. O výsledku kontroly informuje archiváře zakládajícího skartační řízení. Výsledek kontroly je též možné stáhnout po otevření příslušného skartačního řízení v záložce „Balíčky SIP“.
V případě neúspěšné kontroly operátor informuje detailně o chybách archiváře, který požádá původce o nápravu.
V případě, že kontrola proběhne v pořádku, může uživatel nahlížet do skartačního návrhu a upravovat skartační rozhodnutí.
Pokud skartační návrh obsahuje pouze dokumenty s hodnotou „S“, archivář vygeneruje skartační rozhodnutí, které původci předá. Následně může uzavřít elektronické skartační řízení.
Postup při nahrávání SIP balíčků přejímky
Skartační rozhodnutí, které obsahovalo dokumenty s hodnotou „A“, dávají vzniknout dalšímu procesu nazývaný Přejímka. V tomto případě též archivář vygeneruje skartační rozhodnutí, na jehož základě převezme nově vygenerované balíčky SIP.
Operátor balíčky SIP převezme a nahraje do elektronického skartačního systému. V případě neúspěšné kontroly operátor informuje o chybách archiváře, který požádá původce o nápravu.
V případě, že kontrola proběhne v pořádku, musí archivář doplnit informace o přejímce na úvodní stránce skartačního řízení. Teprve po doplnění těchto informací může operátor balíčky SIP zpracovat pro „Long-Term Preservation“ systém a poslat do ProArchivu.
Po zpracování archivních SIP balíčků je archivář schopen vygenerovat příslušné dokumenty pro potvrzení přejímky pro původce, dokončit zápis vnější změny do aplikace PEvA a uzavřít skartační řízení.